Правила хранения входящих писем с конвертами



Правила хранения входящих писем с конвертами

Выбрасывать ли конверты при получении корреспонденции инструкции для секретаря


— — Принятые факсограммы (факсы) регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю компании, которому был адресован факс. Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю. Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство компании.

Каковы сроки хранения исходящих и входящих документов?

Деловая переписка между организациями имеет разные сроки хранения.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.
В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000) насчитывается около 150 статей, в которых упоминается переписка. Сроки хранения писем колеблются от самых небольших (1 год, 3 года) до 10 лет и даже постоянного срока хранения.

Большинство писем хранится 5 лет. Мы рассказывали ранее о в материале по ссылке.

Срок хранения деловых писем определяется не по тому, к какой категории относятся письма (входящие, исходящие), а по значимости, ценности информации, содержащейся в документах.

Именно поэтому при организации хранения деловых писем нельзя исходить из принципа «входящие – исходящие», нельзя разрывать письмо-просьбу и письмо-ответ, так как они составляют единый комплекс документов и храниться должны в одном деле.

Формируем и храним дела с перепиской организации

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации.

Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде. Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч. Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно.

О том, как это делать, расскажем в статье. В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно. При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении.
Главное, чтобы в организации (или в каждом подразделении) был работник, ответственный за формирование и хранение дел с корреспонденцией.

Регистрация входящих документов

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте – регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию.

Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов.

Образец журнала можно скачать по ссылке.

производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними.

Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс (номер), присвоенный каждому письму. Кем осуществляется прием и входящих документов?

Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет. При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии. Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство.
Последнее чаще относится к крупным организациям с большим объемом документооборота.

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.

Автор: Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции.

Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал. Документы подлежат регистрации с целью:

  1. облегчения поиска документов в случае необходимости, создания организационно-поисковых систем;
  2. систематизации и обработки корреспонденции;
  3. обеспечения учета документации и контроля ее исполнения;
  4. обеспечения сохранности документов;
  5. проведения продуктивной справочной работы по документации и пр.

Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу.

Нужно ли хранить конверты от входящей корреспонденции (не заказные)?

Рубрика: Ответов: 40 Вы можете тему в список избранных и на уведомления по почте.

[e-mail скрыт] Россия, Энск Написал 4712 сообщений Репутация:

15 января 2013, 8:04 А я вот слегка вляпалась с конвертами, чёрт бы их побрал. До сих пор мы сохраняли конверты от писем налоговой, разнообразных судов, администрации города и области — по согласованию с руководителями соответствующих отделов (ЮО и Бухгалтерии).

Он начинает

Организация почты и корреспонденции

Наша задача в этой статье – создать ваш Домашний Информационный Центр, который будет помогать вам отслеживать и обрабатывать все входящие и исходящие бумаги, а также разработать рутины для поддержания созданной системы в порядке.

И вот недавно пришло письмо с актом сверки, акт мы отдали в бухгалтерию, как положено. Сегодня с утра звонит главный юрист, требует конверт. Я говорю, что ТАКИЕ конверты мы не храним, и он сам это знает!

Дом не может быть организованным, если он завален горами бумаг, бумажный беспорядок отнимает у нас много времени и сил. В каждом доме есть бумаги разных типов, поэтому невозможно решить эту проблему за одну неделю. В этой статье мы лишь заложим основы для создания работающей системы, а затем, в течение нескольких следующих недель, будем постепенно брать под свой контроль бумажную лавину.

После того, как вы настроите систему, вам останется лишь поддерживать ее на регулярной основе – для этого вам понадобится не более 5 минут в день и не более получаса еженедельно.

Почтовый конверт: обработка, учет и хранение

Почтовым конвертам или вообще не уделяют внимание, или, наоборот, излишне перестраховываются и хранят их чересчур бережно. Хранят, конечно, не просто так.

Те, кто перестраховывается, таким образом доказывают при необходимости получение письма.

В статье рассмотрим, что именно можно подтвердить при помощи почтового конверта и как лучше отправить письмо, чтобы иметь юридически значимое доказательство его получения. Ответ на вопрос, в каких случаях следует оставлять в организации конверты входящей корреспонденции, дан в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76): Таким образом, хранение конвертов оправдано, если: а) получателю письма важны даты на почтовых штемпелях, которые проставляются в день отправки письма и в день поступления его в почтовое отделение; б) адрес

Голосование:

Рубрика: Ответов: 7 Вы можете тему в список избранных и на уведомления по почте.

анастасия 4 сентября 2008, 10:36 Оценок нет Подскажите, при ведении и хранении входящей документации необходимо ли сохранять конверты, и если да, то каковы правила их хранения?